Zaman planlaması nasıl yapılır?


Zamanı Etkili Kullanma Teknikleri

Amaç Belirleme :Yaşamımızda büyük amaçlarımız….

Yaşamımızda büyük amaçlarımız olabileceği gibi, kısa vadede gerçekleşecek günlük amaçlarımız olabilir.

“Okulumu bitirmek istiyorum.”

“Kariyerimi geliştirmek isityorum.”

“Aileme daha yakın olmak istiyorum.”

- Amaçların belirgin olması gerekir. Amaçlarınızı olumlu kelimelerle ifade edin.

- Amaçlarınızı belirlerken neyi kastettiğinizi açık ve net bir biçimde ifade edin. Örn: Amacınız “büyük adam olmaksa” size göre bunun ölçütü nedir? Adını koymak gerekir.

- Amaçlarımız ölçülebilir olmalıdır. amaçlarınız doğrultusunda ne yaptığınızı, daha neler yapmanız gerektiğini, başka yollar olup olmadığını da gözden geçirmek gerekir.

- Amaçlarınız uygulanabilir olmalıdır. gerçekçi olmayan hedefler, zaman yönetiminin en büyük düşmanı olan erteleme davranışını beraberinde getirir.

- Amaçları uygularken zaman sınırı koymak gerekir. “Bu sene bitiririm.” yerine “Mayıs’ta bitirmiş olacağım” ya da “Perşembe günü raporu bitirip, teslim edeceğim.” gibi.

- Amaçlarınız yapmaya değer olmalıdır.

- Amaçlarınız gelişim ve değişiminize olanak sağlamalıdır.

Öncelikleri Belirleme :

Önceliklerimizi belirleyen bizim değer sistemimizdir. Kimi zaman ailemiz, kimi zaman da işimiz/okulumuz önceliklidir. Öncelikleri düzenleme konusunda çok kesin yöntemler yoktur, ancak, yapılacak işler listemizdeki işleri;

- Yapılması gereken acil işler

- Yapılması gereken önemli işler

- Yapılması gereken önemli ve acil işler

olarak kategorize edebiliriz.

Önceliklerimizi, genellikle aciliyetine göre belirleme eğilimindeyizdir. Bunun anlamı ise, çabuk ve kolay sorunların daha önce ele alınması, yaparken de hayatımızı gerçekten değiştirebilecek önemli görev ve etkinliklerin gözden kaçırılmasıdır. Öncelik belirlerken hem acilliğe, hem de öneme dikkat etmek gerekir.

- “Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?”

- “Bu işi (yerine sizin için daha önemli başka bir iş koymak koşuluyla) daha ileri bir tarihe erteleyebilir miyim?”

- “Ben şu anda bu işi önemli olduğu için mi yapıyorum?” gibi soruların yanıtları, uğraşmakta olduğumuz işin önemli olup olmadığını gösterecek ipuçlarıdır.

Uzun ve Kısa Vadeli Planlar Yapma:

Amaç ve öncelikler belirlendikten sonra yapılacak bir planlama, amaçlarımızın gerçekleştirilmesine yardımcı olacaktır.

Planlama, belirlenen hedeflere ulaşmanın kim, ne, nasıl, ne zaman bölümüdür.

Yaratıcı olduğu kadar esnek de olmalıdır.

Uzun vadeli planlama; Yıllık bir ajanda edinilerek planlanan işlerin bitiş tarihleri bu ajanda da yer almalıdır. Plan yapmada ilk somut adım budur. Kısa vadeli planlama: haftalık planlar ve günlük planlardır. Uzun vadedeki planımıza uygun olmalıdır.

Gerçekçi ve esnek bir plan yapmadan önce haftalık ve günlük rutinimizi tanımamız, değerlendirmemiz ve yapmamız gerekenleri not etmemiz gerekir. Bu planlarda acil işlerimiz, önemli işlerimiz göz önünde bulundurulmalıdır.

Uzun vadeli hedeflerimiz için önemli işler kişisel gelişimimize katkıda bulunacak etkinlikler, rutin işlerimiz vb. yer almalıdır.

Plan yaparken :

• Daha verimli çalışabileceğimiz, üretken olduğumuz saatleri önemli işlere ayırmaya,

• Günü ayrıntılı planmaya, ancak beklenmeyen durumlar için esnek olmaya,

• Başlama zamanlarına sadık olmaya,

• Planımızı gerçekleştirebilmek için çevremizdekilere gerektiğinde “Hayır” diyebilmeye,

• Her sabah, kendimize 10-15 dk’lık planlama zamanı ayırmaya ve küçük notlar alabileceğimiz bir ajanda edinmeye,

• Günü hep olumlu biçimde tamamlamaya,

• Gerçekçi plan hazırlamaya ve günlük planın esiri olmamaya,

• Ödüllendirici olmaya, (planımızı gerçekleştirdiğimizde kendimizi takdir edebilmeliyiz.)

• Değerlendirme yapmaya (planımı uygulayabildim mi, yolunda gitmeyen neydi, neleri yeniden düzenlemeliyim gibi) dikkat etmek gerekir.

Zamanı Etkili Kullanmayı Kolaylaştıran İpuçları;

• Teknoloji kullanımı. (E-mail, telefon gibi teknolojilerin yerinde kullanımı, uzun banka kuyruklarını engellemek için otomatik ödeme vb.)

• Takvimli ajanda kullanarak, kişisel gelişimimiz için etkili olacak etkinlikleri not etmek ve böylece unutmamak,

• Yapılacaklar listesi, alış veriş listesi gibi günlük listeler oluşturmak. Böylece unutulabilecek ya da gözden kaçırılabilecek durumlara meydan vermemek,

• Sabah günü planlamak için, gece ise günü değerlendirmek (olumlu değerlendirmek, başarabildiklerimiz üzerinde durmak koşuluyla) için kısa bir süre ayırmak,

• Toplu taşıma araçlarında ya da kuyruklarda yapabileceklerimizi yanımızda bulundurmak,

• Bizim dışımızda başkalarının yapabileceği işlerimiz için yardım almak, iş bölümü yapmak bize yardımcı olabilir.